Lorsqu'il s'agit d'organiser une restauration évènementielle, opter pour la bonne solution de restauration est crucial pour garantir la satisfaction de vos collaborateurs. Il existe plusieurs solutions, chacune avec ses propres avantages et inconvénients. Que vous souhaitiez une ambiance décontractée avec un buffet, une touche d'élégance avec un service à table ou une atmosphère festive avec des food trucks, il est essentiel de comprendre les particularités de chaque option pour prendre les meilleures décisions
Les différentes solutions de restauration évènementielle
L’indémodable buffet
Le buffet est une option où les invités se servent eux-mêmes à partir d'une large variété de plats disposés sur des tables. Cette solution est idéale pour les grandes foules, car elle permet à chacun d'opter pour ce qu'il préfère.
Cependant, il peut parfois y avoir des agglomérations devant le buffet, ce qui peut être frustrant pour ceux qui souhaitent se servir. La gestion logistique d'un banquet peut aussi être complexe, notamment pour estimer la quantité de nourriture nécessaire et maintenir les plats à la bonne température.
Pour réussir un banquet, il est crucial de bien étiqueter les préparations pour informer vos collaborateurs des ingrédients et des allergènes. Avoir du personnel sur le lieu pour réapprovisionner les plats et maintenir la propreté est également un gros plus.
Proposez un service à table
Le service assis, c'est le choix où les invités se font chouchouter directement à leur place.
Avec cette alternative, vous pouvez contrôler les portions. Mais bon, soyons honnêtes, il y a moins de variété de mets qu'avec un banquet ou un cocktail dinatoire, et ça peut coûter un peu plus cher à cause des serveurs.
Pour que tout se passe sans accrocs, assurez vous que votre équipe soit en forme et que les plats s'enchaînent de manière fluide.
Optez pour un cocktail dinatoire
Le cocktail dinatoire, c'est la solution parfaite si vous voulez que vos convives se mêlent et réseautent tout en grignotant. Des petites bouchées savoureuses et des boissons servies par des serveurs circulent parmi les invités debout.
Cependant, attention à ne pas laisser vos invités sur leur faim ! Les petites bouchées peuvent parfois sembler un peu légères, surtout si l'événement dure longtemps. Les coûts peuvent également s'accumuler rapidement si vous offrez une large variété de canapés et de cocktails.
Pour que votre cocktail dinatoire soit un succès, assurez vous d'avoir une bonne variété de bouchées et de boissons et assez de personnel pour que tout le monde soit servi rapidement. En résumé, c'est idéal pour une ambiance chic et interactive, à condition de bien gérer les quantités.
Food Trucks : convivialité et choix
Les food trucks proposent une large gamme de cuisine comme des tacos, des burgers, des crêpes, et bien plus encore. C'est parfait pour un événement en plein air avec une ambiance festive et conviviale.
Mais attention, la météo peut jouer des tours ! Un peu de pluie peut compliquer les choses. Et gérer plusieurs food trucks pour garantir que tout le monde trouve quelque chose à son goût peut être un vrai casse-tête.
Pour que tout se passe bien, diversifiez les propositions de nourriture et ayez un plan de secours en cas de mauvais temps.
Proposez un petit déjeuner ou brunch
Organiser un petit déjeuner ou un brunch pour votre événement, c'est garantir que tout le monde commence la journée du bon pied. C'est généralement moins coûteux que les repas de midi ou du soir et crée une ambiance détendue et positive dès le matin.
Cependant, cette solution n'est pas vraiment adaptée aux événements en après-midi ou en soirée. De plus, tout doit être prêt à temps, ce qui peut nécessiter une organisation pour garantir la fraîcheur et la qualité des produits.
Comment bien choisir sa solution de restauration?
Comprendre vos besoins
Pour trouver la meilleure solution de restauration évènementielle, il est essentiel de bien comprendre vos besoins spécifiques. Tout d'abord, déterminez le type d'événement que vous organisez : est-ce une conférence, un séminaire, une fête de fin d'année, ou peut-être un lancement de produit ? Chaque occasion a des exigences différentes en matière de restauration. Pensez également au thème de l'événement, car cela peut influencer le choix du type de restauration (par exemple, un thème italien pourrait se prêter à un buffet de cuisine italienne).
Ensuite, considérez le profil des invités. Combien de personnes seront présentes ? Quel est l'âge moyen des participants ? Y a-t-il des préférences ou des restrictions alimentaires à prendre en compte, comme des besoins végétariens, véganes, sans gluten, ou des allergies alimentaires ? En comprenant bien les caractéristiques et les attentes de vos collaborateurs, vous pouvez mieux adapter la solution de restauration à leurs besoins.
Déterminer le budget
Le budget est un facteur déterminant dans l'option de la solution de restauration évènementielle. Commencez par définir le montant total que vous êtes prêt à consacrer à la nourriture et aux boissons. N'oubliez pas d'inclure tous les coûts associés, comme les serveurs, la location d'équipement et les décorations.
Ensuite, répartissez votre budget de manière à couvrir tous les aspects de la restauration. Par exemple, un service assis sera généralement plus coûteux qu'un buffet en raison des frais de personnel. Les cocktails dinatoires peuvent également devenir onéreux si vous prévoyez une grande variété de bouchées et de rafraichissements. Les food trucks, bien que conviviaux, peuvent aussi avoir des coûts élevés si vous en engagez plusieurs pour diversifier l'offre alimentaire.
Pour optimiser votre budget, comparez les devis de plusieurs traiteurs. Discutez des options pour ajuster les menus ou les services afin de rester dans vos limites budgétaires sans compromettre la qualité.
Logistique
La logistique est un aspect crucial dans le choix de la solution de restauration évènementielle. Vous devez vous vérifier que le type de restauration que vous choisissez est compatible avec le lieu de l'événement. Par exemple, un food truck nécessite un espace extérieur adéquat et l'accès à des branchements électriques, tandis qu'un banquet ou un service assis nécessite suffisamment de place pour installer les tables.
Pour un cocktail dinatoire, assurez-vous qu'il y a suffisamment de serveurs pour circuler parmi les invités et offrir les bouchées et les boissons sans interruption.
Enfin, considérez les aspects pratiques tels que la température des assiettes. Les aliments doivent être maintenus à la bonne température pour des raisons de sécurité alimentaire et de satisfaction de vos collaborateurs. Assurez-vous que le traiteur dispose de l'équipement nécessaire pour chauffer ou refroidir les plats sur place.